Come organizzare una riunione virtuale efficace

cellulare con schermo per accedere alla riunione

In passato le riunioni aziendali avvenivano quasi sempre di persona. Quante volte vi sarà capitato di aspettare un cliente per molto tempo perché era rimasto bloccato in aeroporto o di dover annullare una riunione perché un membro del team che vi doveva partecipare era assente? Tutto questo oggi può essere superato facilmente grazie ad Internet e allo sviluppo di nuove tecnologie che permettono di effettuare le riunioni anche con persone che si trovano dall’altra parte del mondo.

Quando si parla di una riunione virtuale ci si riferisce all’incontro tra più persone che avviene in una sala virtuale ovvero sul web. In una riunione a distanza i membri del team possono discutere, creare nuove idee risolvere un problema e lavorare in gruppo su un determinato documento.
Per rendere una riunione on line efficiente e produttiva bisogna, innanzi tutto, scegliere gli strumenti giusti e seguire delle regole che a breve vi mostriamo.

Strumenti per organizzare riunioni virtuali

Il primo passo da compiere per effettuare una riunione a distanza è scegliere la piattaforma giusta. Al momento sono tante le piattaforme disponibili per le riunioni virtuali:

A seconda delle vostre esigenze delle caratteristiche che le piattaforme offrono potrete scegliere l’uno o l’altro strumento.
Per scegliere lo strumento giusto ecco alcune funzionalità che non devono mai mancare in una riunione virtuale:

  • Condividere lo schermo: affinché gli altri partecipanti possano prendere visione di un documento o di una presentazione è bene che la piattaforma online disponga di questa funzionalità;
  • Attivare/ disattivare il microfono e la webcam: tutti i partecipanti devono avere la possibilità di attivare o disattivare la webcam o il microfono. Questo perché a volte può capitare che vi sia necessità di disattivare microfono per evitare ritorni di audio o rumori di fondo che possono disturbare i partecipanti durante la riunione virtuale;
  • Chat: durante una riunione è anche possibile inviare messaggi all’intero gruppo o al singolo utente;
  • Lavagna vuota: che permette a tutti i membri di modificare una presentazione ed inserire note e commenti.

Come organizzarsi per una riunione virtuale di lavoro

Prepararsi prima alla riunione

Prima della riunione è bene provare lo strumento per verificare se effettivamente la videocamera e il microfono funzionano correttamente. La maggior parte di questi strumenti permettono di verificare i suoni e la videocamera attraverso dei test. Ci vorranno davvero pochi minuti per provare il tutto e far sì che la riunione possa andare a buon fine.

Preparare la scaletta della riunione

Prima ancora di programmare una riunione virtuale è importante di tutti i partecipanti vengono a conoscenza dei temi che verranno trattati nella riunione. È buona prassi quindi stabilire le linee guida in modo che tutti i partecipanti possono essere informati e sapere in anticipo di cosa tratterà la riunione. I punti all’ordine del giorno dovranno essere preparati prima in modo che la riunione virtuale risulti più snella e non noiosa.

Coinvolgere il team

Affinché la riunione virtuale possa andare a buon fine è opportuno assegnare a tutti dei compiti. Ad esempio, per mantenere viva la riunione è buona prassi chiedere a qualcuno di prendere appunti durante la videoconferenza o di elencare i punti discussi dopo che la riunione è terminata. A questo si aggiunge il fatto che l’attenzione cala dopo pochi minuti quindi l’interlocutore deve chiedere ai partecipanti di commentare, di esprimere i loro dubbi o le loro perplessità su ciò che si sta discutendo. Spesso nelle riunioni ci si distrae facilmente, per tale motivo è opportuno stabilire delle regole, magari vietate l’uso dei cellulari o di altri strumenti se non strettamente necessari.

Controllare le tempistiche

Sembrerà banale ma spesso capita che i meeting aziendali proseguano per ore ed ore. Per evitare tutto ciò l’interlocutore deve essere in grado di controllare le tempistiche e fare in modo che gli interventi dei partecipanti siano pertinenti rispetto al tema trattato. In questo caso, assegnate ad una persona il compito e la responsabilità di controllare il tutto. È importante quindi controllare i tempi di una riunione e fare in modo che prosegui nel migliore dei modi.

Bene, ora che sai come effettuare una riunione virtuale non ti resta che organizzarla seguendo i nostri consigli.