Sicuramente gli strumenti informatici hanno agevolato l’organizzazione del lavoro anche per professionisti come gli avvocati. L’introduzione di un approccio innovativo caratterizzato da flessibilità degli orari di lavoro, autonomia nella scelta degli spazi e l’utilizzo di strumenti digitali fa parte di un cambiamento della “cultura del lavoro” che va sotto al nome di smart working. Il lavoro agile e l’utilizzo di tecnologie digitali hanno fatto sì che le distanze geografiche si accorciassero. Infatti, ad oggi è possibile comunicare con persone anche se ci si trova a distanza di molti chilometri.
L’emergenza sanitaria da Covid-19 ha costretto molti professionisti come gli avvocati ad adottare delle pratiche di lavoro a distanza per poter interagire con colleghi e clienti. Lavorare in smart working non è uno svantaggio per gli avvocati, anzi, questi professionisti possono lavorare efficacemente anche da casa.
Sicuramente lavorare in smart working non è semplice ma con i giusti accorgimenti e strumenti è possibile adattarsi a questi cambiamenti e lavorare al meglio.
Come gli avvocati lavorano in smart working
Per stimolare la conversazione con i propri colleghi e per aggiornarli sulle questioni importanti, gli avvocati che lavorano in smart working devono munirsi di strumenti per videoconferenze e servizi digitali per la condivisione di documenti. A seconda che si vuole condividere un atto oppure effettuare videochiamate con colleghi del proprio studio esistono delle piattaforme online a cui un avvocato non può rinunciare.
Oltre all’utilizzo degli strumenti digitali, per un avvocato che lavora da casa è importante programmare la propria giornata se vuole continuare a lavorare con successo. Avere una routine quotidiana è importante per pianificare il lavoro ogni giorno e focalizzarsi su una cosa alla volta piuttosto che lavorare senza una pianificazione del lavoro.
Programmi per videoconferenze in smart working
Se un avvocato ha necessità di restare in contatto con i colleghi o con i clienti utilizzando internet, deve sfruttare questi strumenti per videoconferenze:
- Skype: è una piattaforma che rende possibile la comunicazione tra due o più persone in uno stesso momento anche non nello stesso luogo. Grazie a Skype, gli avvocati possono effettuare delle videochiamate gratis e fare delle chiamate di gruppo. Mentre nella versione tradizionale di Skype esiste un limite di partecipanti fino ad un massimo di 25 utenti collegati, con Skype for business il numero di partecipanti si estende a 250 persone ed è possibile trasmettere una videoconferenza fino a 10000 partecipanti;
- Zoom: è uno strumento che permette alle persone fisicamente distanti di avviare delle videoconferenze virtuali. Zoom meeting risulta estremamente importante per presentare un progetto ma anche per condividere con più colleghi un documento importante. Per conoscere meglio le potenzialità di questo strumento, vi consigliamo di leggere questa guida su come funziona Zoom Meeting;
- Google Meet: si tratta di una piattaforma ideata per professionisti come gli avvocati che necessitano di effettuare delle riunioni a distanza. Grazie a questo strumento è possibile partecipare a riunioni fino a 250 partecipanti, effettuare delle dirette streaming per un massimo di 100.000 spettatori e la possibilità di registrare e salvare le riunioni;
- TeamViewer: è una piattaforma dove è possibile effettuare riunioni online, videoconferenze ed il trasferimento di file tra computer.
Strumenti per condividere atti giudiziari in smart working
Un avvocato che ha necessità di condividere un atto urgentemente con i propri collaboratori deve utilizzare i servizi di archiviazione online. Ecco i migliori servizi per la condivisione di atti giudiziari:
- Google Drive: è un servizio online che permette di creare dei documenti e condividerli in qualsiasi momento con i collaboratori. Lo spazio Google Drive disponibile gratuitamente è di 15Gb di archiviazione. Se si ha necessità di maggiori spazi è possibile usufruire di uno spazio di archiviazione illimitato, in questo caso però si deve pagare un abbonamento;
- Dropbox: permette di archiviare online tutti i file che vogliamo, per averli sempre a portata di mano ogni volta che ci servono. Con Dropbox è possibile caricare file, documenti, pdf, immagini, video ed altri formati digitali. L’accesso a questi documenti è riservato soltanto alle persone che hanno i permessi per poter modificare il file e condividerlo. Lo spazio di Dropbox disponibile se ci si registra è di 5 GB per l’account gratuito.
