Google Drive come funziona

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Nell’era digitale e negli spazi di internet è fondamentale per tutte le aziende e i loro dipendenti imparare ad usare e gestire l’archiviazione cloud. In questa breve guida cercheremo di presentarvi lo spazio cloud gratuito offerto da Google.

Il cloud (nuvola) è un luogo virtuale che potremmo considerare come una biblioteca. All’interno di questo spazio di archiviazione è possibile caricare (attraverso l’upload) dati sensibili come file, documenti, pdf, immagini, video ed altri media digitali. L’accesso a questi dati è riservato alle sole persone che hanno i permessi per poter visualizzare o modificare quei file. Per poter disporre di questo spazio basta avere una connessione ad internet ed il gioco è fatto.

Proprio questa caratteristica principale ha permesso la diffusione, specie in ambito aziendale, di tanti strumenti di storage gratuiti. I servizi di cloud sono offerti da diverse aziende, i più noti sono:

  • Google Drive;
  • DropBox;
  • Skydrive;
  • iCloud.

Se avete compreso di cosa parliamo, passiamo adesso a spiegarvi Google Drive come funziona e come si usa.

Google Drive cos’è?

Google Drive è uno strumento cloud tra i più diffusi ed utilizzati al mondo. Permette lo storage (l’archiviazione) e lo sharing (la condivisione) di file multimediali, utilizzabili via web da tutti i dispositivi associati a quello spazio e a quei file.

Da cosa scaturisce il successo di Google Drive? Sicuramente dalle sue funzionalità principali: i dati archiviati sono accessibili da qualsiasi dispositivo. I file vengono sincronizzati all’ultima versione dei file salvata in memoria cloud. L’aggiornamento avviene quindi in tempo reale e  lavorando al file in cloud sarà possibile in qualsiasi momento condividerlo velocemente attraverso un link ad altre persone a cui si vuole garantire l’accesso. È possibile scegliere se dare la possibilità di modificare il file anche all’altro utente o permettergli soltanto la visualizzazione.

Google Drive è compatibile con una miriade di dispositivi (praticamente tutti i dispositivi digitali e tecnologici attualmente in circolazione). Funziona su diversi sistemi operativi come Mac OS X, Microsoft Windows , sistemi Android e iOS.

Come si usa Google Drive?

Utilizzare Google Drive è davvero semplice. Per usarlo a meglio bisogna conoscere gli elementi che lo caratterizzano:

  • Editing, su Google Drive è possibile modificare i documenti condivisi soltanto tra i vari utenti che ne hanno i permessi;
  • Versioning, permette la visualizzazione delle versioni precedenti del documento. Sarà infatti possibile in questo caso “tornare indietro nel tempo”: potrete ripristinare i file nella versione in cui erano stati salvati anche diversi giorni prima;
  • Sharing, Google Drive è utile per condividere un documento con altri utenti, in modo che questi ultimi possano prenderne visione;

Registrarsi a Google Drive da browser

Per poter utilizzare questo strumento occorrerà innanzitutto registrarsi alla piattaforma offerta da Google. È molto semplice ed intuitivo: se disponete già di un account di posta elettronica offerto da Gmail dovrete semplicemente loggarvi ed accedere al vostro spazio.In caso contrario è necessario creare l’account gmail.

A questo punto, una volta effettuata la registrazione e forniti i vostri dati a Google, potrete cominciare ad utilizzare lo spazio di archiviazione gratuito messo a disposizione da questa piattaforma.
Accedendo al vostro account potrete decidere se utilizzare Google Drive attraverso browser web o scaricare l’app di Drive per Mac o per PC (utilizzandolo dunque da vostro dispositivo senza passare per il browser).

Se decidete di installare Drive sul vostro computer (trovate la voce nel menù verticale in alto a sinistra), procedete con l’installazione e seguite le indicazioni con attenzione (Google vi presenterà tutte le funzionalità e potenzialità di Drive).

Con Google Drive è possibile lavorare ai vostri documenti anche offline. Per attivare questa funzione è necessario essere connessi ad internet ed aver scaricato l’applicazione. Basta toccare su altro accanto al documento e cliccare su Disponibile offline. In questo modo potrete salvare il lavoro svolto.

È proprio questo il punto di forza dell’archiviazione cloud: vengono letteralmente abbattuti i confini e i luoghi di lavoro. Potete lavorare al vostro file in ufficio, da casa, al parco o in treno durante un viaggio. Una volta terminato il lavoro vi basterà sincronizzare (tramite connessione internet) il file ed avere la versione aggiornata disponibile e accessibile nel vostro account. Pronti per riutilizzarlo nuovamente quando ce ne sarà bisogno.

Connettività e compatibilità tra più dispositivi

Vi abbiamo già anticipato nel paragrafo precedente che Google Drive è disponibile e compatibile su diversi dispositivi e sistemi operativi.
Per accedere a Google Drive da uno smartphone vi basterà scaricare l’applicazione dallo store del vostro sistema operativo. (ad esempio PlayStore per gli utenti Android), accedere all’account e avere a vostra disposizione tutti i file caricati nel vostro spazio di archiviazione virtuale.

Cosa posso fare con Google Drive?

Su Google Drive potrai creare nuovi file o caricare documenti presenti sul tuo hard disk.
Sul menu a tendina che trovate a sinistra trovate il pulsante “Crea” oppure “Carica”. In questo modo creerete o caricherete un nuovo file sul vostro spazio.

La visualizzazione dei documenti è molto pratica, potrete disporli in ordine alfabetico, in base all’ultima modifica o all’utente/account che ha creato il file. Inoltre sarà possibile visualizzarli come “elenco” o come “griglia”.
Sempre nel menu di sinistra potrete scegliere quali file visualizzare:

  • I miei file, sono i file che avete caricato o creato voi sullo spazio e che possono essere accessibili ad altri utenti;
  • Condivisi con me, sono i file che altri utenti hanno condiviso con voi per poterli visualizzare o modificare insieme;

Per ogni tipo di file o progetto potrete creare delle cartelle per mantenere in ordine i vostri file come meglio conviene.

Lo spazio Google Drive disponibile gratuitamente è di 15Gb di archiviazione. Se necessità di maggiori spazi potrete acquistare ulteriore memoria attraverso la stessa piattaforma procedendo all’acquisto con le varie procedure di pagamento disponibili.