Suggerimenti per condividere documenti aziendali

computer con schermata nera

Oggigiorno le aziende hanno sempre più necessità di far circolare documenti importanti all’interno della propria azienda. Infatti, uno dei problemi più diffusi tra le aziende riguarda proprio la necessità di condividere documenti non solo di grandi dimensioni ma anche con una certa rapidità. In genere, i documenti che si vogliono condividere con i dipendenti riguardano le presentazioni in Power Point, documenti in Excel, contratti o brochure in PDF e tantissime altre tipologie.
Prima dell’avvento delle nuove tecnologie era molto difficile comunicare con persone e collaboratori che si trovavano a molti km di distanza dall’azienda. Si era soliti inviare fax ed e-mail non sapendo nemmeno se il destinatario avesse ricevuto questi documenti. Inoltre, si riscontravano problemi nel momento in cui si doveva inviare un documento di grandi dimensioni. Quante volte vi siete ritrovati ad inviare un’e-mail e di trovare il seguente messaggio “la dimensione degli allegati supera il limite consentito non è possibile inviare il documento”. Ad oggi tutto questo può essere superato grazie agli strumenti di condivisione online.
Molte aziende, infatti, al fine di migliorare la comunicazione con il proprio team stanno iniziando ad utilizzare i servizi online. In questo articolo andremo a spiegarvi come fare per condividere un documento di grandi dimensioni con i propri collaboratori.

Condividere documenti tramite i servizi di cloud storage

Esistono numerosi servizi online che ti permettono di condividere i file con colleghi di lavoro. A seconda delle proprie necessità, a volte conviene scegliere l’uno o l’altro. In primis qualora bisogna condividere, archiviare file e sincronizzarli su tutti i dispositivi si può scegliere tra: Google Drive, One Drive e Dropbox. Questi servizi di cloud storage vengono messi a disposizione degli utenti utilizzando la semplice connessione ad Internet. Per averli basta possedere un indirizzo di posta elettronica, caricare i file dal proprio computer e selezionare il file da condividere. Una volta inserita l’e-mail del destinatario quest’ultimo potrà vedere solo il documento e/o i file che gli sono stati condivisi. L’utente una volta aperto il file, a seconda dei permessi concessi, può modificare online il documento oppure può solo visionarlo e scaricarlo sul proprio pc e dispositivo.

Inviare documenti pesanti con le piattaforme online

Qualora si ha necessità di inviare un file molto grande e non si vogliono utilizzare i servizi offerti dal cloud storage, ci si può affidare ai servizi online completamente gratuiti. Questi ultimi permettono di condividere file di grandi dimensioni senza necessità di archiviarli online. Sicuramente una delle piattaforme online più diffuse è WeTransfer.
Per inviare documenti su WeTransfer e su altre piattaforme online bisogna semplicemente caricare il documento da archiviare, inserire l’indirizzo di posta elettronica del destinatario e del mittente. Qualora l’invio fosse andato a buon fine il mittente riceverà una notifica. Una volta che l’utente(destinatario) riceve il link sulla propria posta elettronica avrà un tempo limitato per scaricare il documento: trascorso tale termine il file verrà eliminato.

Altri modi per condividere documenti aziendali

Esistono tantissimi altri strumenti per condividere documenti con il proprio team. Oltre che uno strumento di messaggistica istantanea, Skype permette anche la condivisione di documenti. Infatti, con questo strumento si possono inviare e scaricare documenti di qualsiasi formato, ma con dei limiti per quanto riguarda il peso dei file. Il limite previsto da Skype è di 300mb e una volta condiviso il documento quest’ultimo è disponibile per 60 giorni.
Un altro modo semplice per inviare i documenti aziendali di grandi dimensioni è Slack. Si tratta di una chat aziendale progettata per comunicare tramite canali pubblici o privati con tutto il team. Per condividere un documento o più documenti basta cercare il canale dove si vuole che il file venga condiviso e procedere con l’invio del documento.