Skype for business: tutto quello che devi sapere

Siete un’azienda di grandi dimensioni e cercate un modo per comunicare in maniera più proattiva con i vostri dipendenti? Sicuramente tra gli strumenti di messaggistica istantanea più famosi ritroviamo Skype For Business. Si tratta di uno strumento aziendale utilissimo per connettersi in maniera immediata con i collaboratori soprattutto se si adotta lo smart working come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

In sostanza Skype for Business è da considerarsi la versione commerciale di Skype. Skype è un software che rende possibile la messaggistica istantanea, ovvero qualora ci sia bisogno di inviare messaggi con più persone del team. Grazie a Skype for Business la comunicazione tra due o più persone avviene in uno stesso momento anche se non ci si trova fisicamente nello stesso luogo. Oltre a scambiarsi messaggi, con Skype for Business è possibile effettuare videoconferenze, chiamate e quindi riunioni online con i propri dipendenti.

Questo programma creato da Microsoft utilizza la rete internet per telefonare e videochiamare gratis. A differenza di Skype tradizionale, Skype for Business è a pagamento ed è indicato per aziende con un numero di dipendenti molto elevato. Le chiamate da computer a computer sono gratuite mentre quelle verso i telefoni fissi e cellulari sono a pagamento. Le tariffe verso i telefoni fissi e cellulari in Italia o all’estero cambiano a seconda del piano di abbonamento. In genere, il piano di abbonamento per chiamare con Skype for Business in Italia è di 2 centesimi al minuto.

In questa guida approfondiremo nel dettaglio il funzionamento di Skype for Business e come si differenzia da quello tradizionale.

Che cos’è e come funziona Skype per le aziende

Skype for Business è un software aziendale progettato ed ideato soprattutto per le imprese di grandi dimensioni che hanno dipendenti sparsi in tutto il mondo. Rispetto a Skype tradizionale, che è adatto a singoli utenti e aziende di piccole dimensioni, con Skype for Business non solo è possibile inviare messaggi, condividere lo schermo e lasciare il proprio numero di cellulare ma è possibile avviare una riunione con un maggior numero di persone. Mentre con Skype tradizionale si può avviare un meeting fino ad un massimo di 20 persone, con Skype for Business si possono aggiungere fino 250 partecipanti.

La novità di Skype for Business è che i dipendenti dell’azienda anche se si trovano in un’altra parte del mondo possono comunicare tra loro simultaneamente, inviarsi file e avviare dei meeting di lavoro.

Grazie a Skype For Business avrete la possibilità di:

• Utilizzare una lavagna vuota in cui si possono inserire note, disegnare e modificare una presentazione come se foste tutti nello stesso posto di lavoro;
• Partecipare alle riunioni da qualsiasi dispositivo avviando riunioni in numero illimitato con fino ad un massimo di 250 persone;
• Condividere un PowerPoint dove i partecipanti possono interagire aggiungendo note ed evidenziando parti del documento;
• Pianificare una riunione e nel momento in cui arriva l’ora del meeting basterà fare clic sul link ricevuto per email o direttamente da Skype for Business;
• Inviare messaggi istantanei nella chat e nel gruppo dove sono presenti tutti i partecipanti alla riunione.

Differenza tra Skype tradizionale e Skype For Business

Le funzionalità di Skype per i due account sono quasi le stesse, ovviamente la versione a pagamento ha delle funzioni in più. Con entrambe si può chattare istantaneamente, condividere lo schermo, fare chiamate video e tenere riunioni.

Una prima differenza evidente tra le due versioni è costituita dal numero di partecipanti alle videochiamate. Mentre nella versione tradizionale di Skype esiste un limite di partecipanti fino ad un massimo di 20 utenti collegati, nella versione Business il numero di partecipanti si estende a 250 persone.

Inoltre, su Skype For Business è possibile trasmettere una videoconferenza fino a 10000 partecipanti. È facile immaginare come la versione aziendale è utile per organizzare un meeting si lavoro dove tutti possono partecipare.
Oltre alla registrazione della riunione, Skype for Business è integrato nell’applicazione Office 365, non presente nella versione base. Ciò significa che per poter usufruire del servizio a pagamento è necessario avere installato Office 365. In genere nell’abbonamento di Skype è inclusa l’installazione gratuita di Microsoft Office. Inoltre, Skype for Business consente di ricevere e trasferire le chiamate in ufficio usando il telefono, il cellulare e il pc.

Infine c’è da dire che dopo l’integrazione con Microsoft Team, Microsoft ha interrotto il rapporto con gli utenti di Skype For Business che è stato sostituito da Microsoft Team.

Microsoft Team sostituirà Skype for Business?

Microsoft Team è sempre più utilizzato in sostituzione a Skype for Business come strumento per le riunioni virtuali. Al momento sono 2 sono i piani di abbonamento che si aggiungono alla versione gratuita, che permette di effettuare riunioni online e videochiamate per una durata massima di 60 minuti con un massimo di 100 persone:

• Microsoft 365 Business Basic: il costo per utente al mese senza IVA è di 4,20 euro con una durata massima della riunione di 24 ore e fino a 300 partecipanti:
• Microsoft 365 Business Standard: prevede un costo di 10,50 euro per utente/mese senza iva e con una gestione di email fino di 50 GB.