PEC: cos’è e come funziona

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La PEC, acronimo di posta elettronica certificata, è un servizio email che permette di confermare l’invio da parte tua e la ricezione di un messaggio nella casella di posta del destinatario.

Rispetto alla Posta Elettronica ordinaria, il servizio PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive che forniscono agli utenti la certezza a valore legale dell’invio e della consegna (o mancata consegna) delle e-mail al destinatario:

  • ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell’orario esatto di spedizione;
  • grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile nessun tipo di modifica nè al messaggio nè agli eventuali allegati.

La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l’opponibilità a terzi del messaggio.

Vantaggi della PEC, cosa devi sapere

In primis la PEC si usa come una qualsiasi posta elettronica sul tuo client o su una webmail fornita dal provider. Oltre alla semplicità c’è la sicurezza dalla tua parte, la PEC si basa su trasferimenti dati crittografati e protocolli di sicurezza come

  • POP3s
  • IMAPs
  • SMTPs
  • HTTPs.

Questo ti mette al riparo dai malintenzionati e, al tempo stesso, è un sistema più economico rispetto a raccomandate o fax. Ma anche più comodo da gestire per chi si trova sempre fuori ufficio, basta avere il telefonino in tasca.

Cosa succede se si perdono le ricevute di queste email PEC che hanno valore legale? Ogni messaggio viene conservato dal gestore per 30 mesi e se hai bisogno di ritrovare la corrispondenza puoi ritrovare i contenuti necessari.

Quando si usa PEC come raccomandata?

Le aziende possono eliminare la comunicazione cartacea con fornitori e clienti, inviando così anche contratti e fatture.

I privati invece possono mandare documentazione alla Pubblica Amministrazione. In sintesi, cosa puoi fare con la PEC?

  • Inviare documenti a Enti Pubblici.
  • Trasmettere documenti per gare di appalto.
  • Inviare stipendi ai dipendenti.
  • Convocazione assemblee e giunte.
  • Disdire polizze e contratti di fornitura.
  • Inoltro circolari e direttive ufficiali.

La PEC ha valore legale. Può essere paragonata a una raccomandata con ricevuta di ritorno e attesta l’ora esatta di ricezione. Inoltre, consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna.

Come funziona la PEC

Per quanto riguarda il funzionamento della PEC, essa funziona in modo uguale a una casella di posta elettronica tradizionale. A cambiare è il modo in cui avviene l’invio e la recezione dell’email.

Quindi, i messaggi di posta elettronica certificata sono inviati e ricevuti da due domini, che sono anch’essi certificati.

Colui che possiede una casella di PEC e invia un messaggio a un altro utente possessore del servizio, significa che il messaggio è stato raccolto dal gestore ed è come se venisse racchiuso in una busta virtuale sulla quale viene applicata la firma elettronica che garantisce appunto la certificazione, lasciando il messaggio inalterato. Così, il messaggio sarà ricevuto dal gestore di posta elettronica certificata destinatario e lo renderà visibile all’utente solo dopo aver preso nota della firma elettronica. Successivamente, al mittente arriverà la ricevuta dell’avvenuta consegna, che riferirà anche la data e l’ora.

Se vogliamo entrare nei particolari della modalità in cui avviene lo scambio dei messaggi tra caselle di posta elettronica certificata possiamo distinguere due punti:

  • Quello di accesso, che invia al mittente una ricevuta che certifica che l’email è stata inviata correttamente.
  • Quello di ricezione, che invia al mittente una ricevuta che certifica che l’email è stata consegnata e raccolta in modo corretto da un altro gestore del servizio, e quindi arrivata al destinatario.

Un altro vantaggio di questo servizio è sicuramente l’uso di crittografia e protocolli di sicurezza che permettono che il messaggio non venga modificato o preso di mira da spam. Qualsiasi scambio di dati o informazioni avviene in una sorta di campana di vetro, riuscendo a tutelare la privacy degli utenti e della comunicazione.

Infine, se dovessero scomparire o uno degli utenti perdesse le ricevute, le operazioni effettuate rimarrebbero in un registro informatico costudito dai gestori del servizio per 30 mesi. Le ricevute manterrebbero lo stesso la loro valenza legale.

Quanto costa attivare la PEC?

Per attivare la PEC (sia per aziende che privati cittadini) bisogna innanzitutto scegliere uno dei provider tra quelli autorizzati e
accreditati presso l’AGID, l’organo preposto alla vigilanza dei servizi
digitali e dei provider.

Tra questi i più noti sono Aruba PEC, PosteCert (il servizio di Poste Italiane),Kolst o LegalMail.

Il costo di attivazione varia in base al provider prescelto e al servizio offerto. Ad esempio i costi di PosteCert sono:

  • 5,50 + IVA per un anno
  • 9,00 + IVA per due anni
  • 10,50 + IVA per tre anni

L’utente può scegliere di aggiungere “spazio aggiuntivo” (100 MB) pagando una somma aggiuntiva.

I prezzi di Aruba PEC sono simili e, per il pacchetto standard, partono da 5 euro all’anno.