Come gestire al meglio il tempo con il tuo team

calendario per segnare appunti e clessidra per misurare il tempo

Per lavorare bene in un team di lavoro, la gestione del tempo è un elemento fondamentale.

Infatti, già è difficile riuscire a raggiungere i propri obiettivi senza sprecare tempo, farlo poi in un contesto di lavoro di gruppo lo è ancora di più. Bisognerebbe pianificare il tempo per ogni attività. Inoltre, per riuscire a gestire al meglio il tempo, bisognerebbe prendere consapevolezza dell’uso del proprio tempo, registrando le attività di ogni giorno suddivise nelle ore della giornata. Facendo così ci si accorgerà dove si sta utilizzando il tempo correttamente e dove invece lo si sta sprecando. Altra cosa importante per gestire al meglio il tempo è definire le priorità. Infatti, bisognerebbe cercare di creare una scala numerica relativa ad importanza e urgenza. Assegnare poi un valore per ogni scala ad ogni attività. Questo consentirà di stilare una lista di priorità delle attività da portare a termine.

Per capire bene come gestire al meglio il tempo con il tuo team dovresti conoscere le tecniche più importanti nate per questa specifica esigenza. Ciò che faremo nei prossimi paragrafi sarà proprio spiegarti come funzionano e come utilizzare determinate tecniche create per la gestione corretta del tempo.

Quali tecniche utilizzare per gestire al meglio il tempo?

Come già accennato la gestione del tempo è fondamentale per ottimizzare il lavoro in team. Saper ottimizzare il tempo è prioritario, a prescindere dal ruolo che si ricopre all’interno di un team e a prescindere dal settore commerciale in cui si svolge l’attività lavorativa.

Ci sono tre strumenti che possono migliorare fin da subito la tua gestione del tempo:

  • La matrice di Eisenhower
  • Il metodo ABC
  • La tecnica del pomodoro

Sono tecniche molto utili per migliorare la gestione del tempo in un gruppo di lavoro. Adesso andremo ad analizzarle brevemente per capire come funzionano.

La matrice di Eisenhower per gestire il tempo in un lavoro di gruppo

Questa tecnica è stata denominata così perché fu proprio Eisenhower, il 34 ° Presidente degli Stati Uniti, ad applicarla da generale dell’esercito degli Stati Uniti.

Il generale Eisenhower nella sua vita si è sempre contraddistinto per la capacità di gestire efficacemente il suo tempo.

Per ottenere questi risultati, il modello da utilizzare è la matrice di Eisenhower. Questa matrice è composta da quattro quadranti. Il funzionamento è abbastanza semplice perché tutto ciò che bisogna fare è pensare alle cose di cui occuparsi e ripartirle nella giusta sezione:

  • Urgente e importante: qui ci sono i compiti che farai immediatamente;
  • Importante, ma non urgente: qui ci sono invece le attività che dovrai inserire in programmazione;
  • Urgente, ma non importante: qui ci sono i compiti da fare velocemente, ma che non sono importanti e puoi delegare a qualcun altro;
  • Né urgente né importante: qui, infine, ci sono le perdite di tempo che sarebbe meglio eliminare.

Il metodo ABC per migliorare la gestione del tempo con il team

Un altro metodo efficace per gestire correttamente le priorità è il metodo ABC. Il metodo, creato da Alan Kazdin professore di psicologia e psichiatria infantile presso l’università di Yale, segue un concetto molto semplice: ad ogni task puoi assegnare la lettera A, B o C, a seconda della natura dell’impegno.

La legenda è questa:

  • A raccoglie tutte le attività urgenti e importanti, da fare subito
  • B corrisponde a tutte le attività importanti, ma non urgenti, da programmare al più presto
  • C corrisponde alle attività marginali, non urgenti e non importanti

Questo sistema può essere utilizzato sia a livello micro aziende, gestendo le priorità su base giornaliera, sia a livello macro aziende, gestendo la priorità su base mensile o settimanale.

La tecnica del pomodoro applicata al lavoro in team

Altro metodo importante creato per gestire correttamente le priorità è la tecnica del pomodoro.

In un lavoro di squadra, funziona al meglio se tutti concordano nel suo utilizzo, magari per un dato periodo della giornata.

La tecnica si basa sul fatto che la mente umana difficilmente riesce a restare concentrata più di 20 minuti consecutivi su un’attività. Con questa tecnica, lo sviluppatore deve decidere un’attività a cui dedicherà un pomodoro: 25 minuti di lavoro estremamente focalizzato, costante ed ininterrotto, senza e-mail, messaggi o altre interruzioni. Dopo questo tempo, deve staccare e fare 5 minuti di pausa, evitando di riflettere e tornare sull’attività in questione. Ogni 4 pomodori, deve fare una pausa più lunga di 15-30 minuti.

La tecnica del pomodoro permette un’organizzazione del lavoro molto capillare anche se non sempre è facile applicare la tecnica del pomodoro, specialmente per intere giornate, visto che in alcuni momenti può essere necessario essere disponibili per richieste di altri colleghi, o comunque essere più flessibili a proposito delle proprie attività.