Sicuramente una delle attività più importanti all’interno dell’azienda è la capacità di pianificazione e di gestione di un progetto. Quando parliamo di gestione di un progetto ci riferiamo al termine inglese project management, ovvero all’insieme delle attività svolte dal project manager al fine di raggiungere tutti gli obiettivi previsti in sede di pianificazione del piano.
Questo professionista si occupa principalmente della progettazione e gestione economica di un progetto. In sostanza, l’attività di pianificazione e di organizzazione del lavoro da parte del project manager è fondamentale per lo sviluppo del business aziendale.
In questo articolo vi spiegheremo nel dettaglio che cosa fa un project manager e quali sono i vantaggi per un’azienda di avere un professionista che si occupa della gestione di un progetto.
Le fasi del project management
Un’azienda per avere un vantaggio competitivo rispetto ai propri competitor e per emergere a livello globale deve necessariamente possedere all’interno una figura professionale che si occupa della gestione dei progetti. In pratica, il project manager è il responsabile del progetto e supporta il team al fine di raggiungere l’obiettivo prefissato.
Ma nello specifico quali sono le fasi della gestione di un progetto che cura?
Le fasi di gestione che il project manager è chiamato a eseguire sono 5:
- Avvio: in questa fase il project manager valuta se l’idea del progetto è fattibile. Inoltre, vengono definiti i risultati e identificati gli stakeholder coinvolti nel progetto;
- Pianificazione: ovvero la gestione di tutte le attività che riguardano il progetto. Innanzitutto vengono definiti gli obiettivi, poi si passa alla stima dei costi e alla definizione di un piano di gestione dei rischi. In questa fase per una buona riuscita del progetto gli obiettivi devono essere SMART ovvero: specifici, misurabili, realistici, raggiungibili e basati sul tempo;
- Esecuzione: nella fase di esecuzione del progetto il project manager deve garantire che i membri del team facciano il loro lavoro e che il tutto vada quanto stabilito in precedenza;
- Controllo: il project manager analizza lo status del progetto. Praticamente egli controlla il rispetto dei tempi e del budget analizzato in precedenza attraverso degli incontri periodici con il team;
- Conclusione del progetto: si consegna il progetto. Nella chiusura si fa un aggiornamento della documentazione, si scioglie il team e si comunica a tutti i membri la conclusione del progetto.
Ovviamente le fasi del progetto non sono sempre le stesse poiché dipendono dalla tipologia di progetto che viene portato avanti.
Le competenze del project manager
Per diventare project manager è necessario possedere tantissime capacità che non riguardano solo quelle strettamente legate alla gestione di un progetto ma anche buone doti relazionali. In pratica, questa figura professionale deve possedere soprattutto competenze per quanto riguarda l’organizzazione aziendale.
Il project manager deve avere un’ottima abilità comunicativa e spiccate doti di leadership aziendale. Un buon leader deve sapere prima di tutto ascoltare gli altri e solo successivamente imporre a tutti la propria visione. Per motivare i partecipanti a un progetto, egli deve comunicare apertamente con gli altri e avere un atteggiamento positivo quando si presenta un problema da risolvere.
In sostanza, un buon project management deve avere spiccate capacità di problem solving, abilità comunicative e un buon controllo dei processi. C’è da dire che il project manager è una figura professionale riconosciuta nel nostro paese grazie alla norma UNI (Ente nazionale italiano di unificazione) 11648 del 2016 la quale si è uniformata la recente normativa UNI ISO 21502 del 2021. Queste due norme forniscono supporto al project manager e altre figure che si occupano della gestione dei progetti.
I vantaggi del project management
Per aumentare l’efficienza della gestione dei progetti è necessario ribadire l’importanza del project management. In particolare, l’adozione di un project manager apporta i seguenti vantaggi:
- Migliora la soddisfazione degli utenti: sicuramente l’adozione di una strategia ben precisa porterà a un maggior gradimento da parte del cliente finale;
- Riduce i tempi di consegna di un progetto: grazie al project manager che pianifica il tutto ci si impiega meno tempo per completare un progetto;
- Migliora la motivazione della squadra: una pianificazione efficiente del lavoro rende indubbiamente il team più motivato perché sente di operare in un clima di certezza organizzativa;
- Aumenta la reputazione del gruppo di lavoro: a fronte dei successi ottenuti il team ha maggiori capacità nel rispondere alle richieste dei clienti;
- Maggiore flessibilità organizzativa: il project management grazie alle competenze acquisite ha una maggior capacità previsionale determinata dai processi di monitoraggio e controllo;
- Migliore produttività complessiva per via di una maggiore efficienza a parità di risultati.
