Il team building (tradotto letteralmente significa gruppo di lavoro) è un insieme di attività formative volte a migliorare e motivare i collaboratori all’interno dell’azienda. Lo scopo di questa attività formativa è di creare un gruppo di lavoro solido solo in questo modo viene migliorata la gestione e la comunicazione con il team.
Per la buona riuscita di un progetto è necessario che i membri del team siano coinvolti nei processi decisionali dell’azienda solo in questo modo vengono raggiunti gli obiettivi prefissati. Uno dei problemi più comuni nella gestione di un team di progetto è la capacità di coordinarsi e di assegnare i ruoli specifici a tutto il team. Coordinare e formare i membri del team di progetto non è sempre facile visto che nella maggior parte dei casi le risorse che lavorano ad un progetto operano in uffici diversi.
Per capire di cosa stiamo parlando è necessario individuare quali figure lavorano ad un progetto e solo successivamente vi mostreremo come guidare i dipendenti di un team di progetto in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati.
Chi fa parte di un team di progetto?
In fase di avvio di tutti i progetti la prima cosa da fare è quella di definire i ruoli e le responsabilità dei singoli individui che partecipano ad un progetto. Un’azienda ben organizzata dovrà avere le persone giuste e con le giuste competenze.
Non esiste un modello organizzativo di gestione dei progetti uguale per tutti ma nella maggioranza dei casi le figure coinvolte sono le seguenti:
- Project manager e sponsor: il project manager è il responsabile di progetto mentre lo sponsor è colui che fornisce le risorse necessarie per finanziare un progetto. Queste due figure si incontrano periodicamente per definire lo stadio di avanzamento dei lavori;
- Comitato di programma: è un comitato che si occupa di approvare i progetti e assegnare le priorità dei progetti;
- Responsabile della qualità: si tratta di una figura nominata dal Project Manager. Il responsabile di qualità si occupa di testare i prodotti e verifica che essi siano conformi alle specifiche del progetto;
- Team leader: assegna alle risorse umane i compiti da svolgere e definisce i piani di lavoro e controlla lo stato di avanzamento dei progetti.
Tutte queste figure devono coordinarsi tra di loro e avere il controllo della situazione. Coordinarsi non è facile ma con i giusti accorgimenti le risorse impiegate nel progetto miglioreranno i processi interni e di conseguenza l’azienda conseguirà il successo più facilmente.
Come gestire un team di progetto
Per creare una squadra forte e determinata è necessario che le risorse operino sinergicamente tra di loro. Ci sono diverse cose che l’azienda può fare per avere un gruppo di progetto efficace.
Per gestire un team di progetto in modo efficace ecco i passi da seguire:
- Formazione continua: l’azienda deve necessariamente formare il proprio gruppo di lavoro. Far partecipare il proprio team a corsi di formazione può aiutare notevolmente i dipendenti a fare sempre meglio. La maggior parte delle piccole aziende sono in crisi proprio perché non hanno le possibilità economiche per far partecipare i propri dipendenti a corsi di formazione. Questo è sbagliato in quanto l’aggiornamento continuo è fondamentale per raggiungere il successo. Magari un consiglio è quello di far partecipare a corsi di formazione solo quelle risorse che in un determinato momento necessitano di un adeguamento delle competenze e non necessariamente tutti i componenti della squadra di un progetto;
- Favorire la comunicazione: il modo migliore per facilitare la comunicazione è quello di creare degli incontri di lavoro frequenti e parlare apertamente con tutti i membri del team. Un esempio potrebbe essere di stabilire quali sono le singole attività da svolgere ogni settimana e quanto tempo richiederà lo svolgimento di queste attività. Favorendo la comunicazione e la partecipazione dei membri del gruppo è possibile gestire in maniera ottimale le persone. In questi incontri l’obiettivo deve essere quello di verificare lo stato di avanzamento del progetto e magari affrontare i problemi che si sono verificati;
- Importanza del feeback: nella gestione efficace di un team di progetto molto importante favorire l’ascolto in modo che i membri si sentano coinvolti e siano disposti a contribuire in maniera positiva al progetto;
- Stabilire con esattezza i ruoli e assegnare le responsabiltà: Ai membri del team devono essere assegnati compiti specifici. Questo è molto importante perché le persone devono essere in grado di gestire in maniera efficiente il proprio tempo e lavoro;
- Migliorare la motivazione del team: per farlo bisogna creare un ambiente di lavoro sereno e collaborativo, riconoscere e apprezzare i risultati positivi e offrire rincompense.
In ultimo vi consigliamo di dedicare del tempo alla pianificazione strategica e creare un elenco di tutti i punti di forza e debolezza specifici del team. Creare un gruppo coeso sicuramente vi porterà verso il successo.
