Il digitale è diventato sempre più importante per le aziende e i loro dipendenti. Grazie alle nuove tecnologie, e in particolar modo a internet, si è rivoluzionato il modo di condividere e scambiare file di lavoro tra le diverse figure aziendali. Chi di voi non ha mai utilizzato spazi di archiviazione cloud?
Oggi, proveremo a concentrarci su come funziona DropBox, un importante strumento di archiviazione a disposizione di tutte le aziende e professionisti.
Sai cos’è il cloud?
Il cloud (letteralmente nuvola) è uno spazio di archiviazione virtuale. Lo potremmo considerare come una biblioteca virtuale, nella quale si possono caricare (attraverso l’upload) dei dati come file, documenti, pdf, immagini, video ed altri formati digitali. L’accesso a questi documenti è riservato alle sole persone che condividono i permessi per poter visualizzare o modificare quei file. Basta avere una connessione ad internet ed il gioco è fatto.
Cos’è e come funziona DropBox
Dropbox è un servizio di archiviazione online che consente agli utenti di archiviare, sincronizzare e condividere file e cartelle tra dispositivi. L’archiviazione viene eseguita su server remoti, quindi i file possono essere facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Dropbox offre anche un’applicazione desktop per Windows, Mac e Linux, così come app per iOS e Android.
Per utilizzare Dropbox, gli utenti devono creare un account gratuito. Una volta creato l’account, gli utenti possono caricare i propri file sul server di Dropbox. Questi file possono essere organizzati in cartelle e sottocartelle per facilitare la navigazione e la ricerca dei dati. Una volta caricati, i file possono essere facilmente condivisi con altri utenti tramite un link o invitandoli direttamente a collaborare sulla cartella.
Dropbox offre anche un’ampia gamma di funzionalità di sincronizzazione. Quando un file viene modificato su un dispositivo, la modifica viene automaticamente sincronizzata su tutti gli altri dispositivi connessi all’account Dropbox dell’utente. Questo rende semplice la gestione di documenti e file su più dispositivi e garantisce che tutte le modifiche vengano salvate e sincronizzate in tempo reale.
Iniziare ad usare Dropbox
Per installare Dropbox la cosa fondamentale è avere una connessione internet per collegarsi al suo sito. Una volta giunti sulla homepage del sito, vi basta cliccare sul tasto download per scaricare il programma su pc, smartphone e Tablet.
Completato il download, bisogna aprire il file appena scaricato (Dropbox.exe) ed avviare il processo di installazione.
Dopo ciò viene creata una cartella Dropbox. In questa cartella è possibile inserire tutti i file che si desidera archiviare e sincronizzare con altri computer o dispositivi su cui dovrà necessariamente essere installato Dropbox.
Funzionalità di Dropbox per le aziende
Dropbox offre una vasta gamma di funzionalità per le aziende, tra cui la possibilità di creare account aziendali, di condividere cartelle condivise, di impostare permessi di accesso e di tracciare l’attività degli utenti. Queste funzionalità rendono Dropbox un’opzione interessante per le aziende che cercano un modo sicuro e affidabile per archiviare e condividere i propri dati.
Account aziendali
Dropbox offre la possibilità di creare account aziendali per la gestione dei dati dell’azienda. Gli account aziendali consentono ai membri del team di accedere ai file e alle cartelle dell’azienda da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. In questo modo, i membri del team possono collaborare facilmente e in tempo reale su documenti e progetti.
Cartelle condivise
Le cartelle condivise sono uno strumento fondamentale per la collaborazione tra i membri del team. Dropbox consente di condividere facilmente cartelle condivise con altri membri del team, in modo che possano collaborare su documenti e progetti in tempo reale. I membri del team possono anche commentare sui documenti all’interno della cartella condivisa e rispondere ai commenti degli altri membri.
Permessi di accesso
Dropbox offre la possibilità di impostare permessi di accesso ai file e alle cartelle. Questo significa che gli utenti possono concedere accesso in lettura, in scrittura o in condivisione ai propri file e cartelle a specifici membri del team o a gruppi. In questo modo, è possibile garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai dati dell’azienda.
Tracciamento dell’attività degli utenti
Dropbox offre anche funzionalità di tracciamento dell’attività degli utenti. Questo significa che gli amministratori dell’account possono vedere l’attività degli utenti, come ad esempio i file a cui hanno acceduto, quando hanno fatto modifiche ai file e se hanno condiviso file con altri utenti. Questo rende più facile monitorare l’utilizzo dell’account Dropbox dell’azienda e garantire la sicurezza dei dati.
Dropbox è sicuro?
Abbiamo pensato di proporvi alcune riflessioni su dropbox. Volevamo chiudere questo articolo rispondendo alla domanda che forse un po’ tutti si chiedono una volta istallato questo servizio, ovvero “Dropbox è sicuro?”
La risposta è una sola: No.
Dropbox svolge molto bene il suo compito, ossia condividere file di grandi dimensioni che non riescono ad essere inviati come allegati nella posta.
Va benissimo anche per prendere un appunto al volo, purché non siano password e altre informazioni riservate.
L’errore più grande da fare però è quello di utilizzarlo pensando di avere a che fare con un pezzo del proprio hard disk.
Nulla di più errato perché esso è un servizio cloud, le informazioni che contiene potrebbero essere vittime di attacchi informatici e potremmo ritrovarci con le nostre informazioni più riservate in mano a sconosciuti e malintenzionati.
Noi consigliamo di utilizzarlo diciamo come un contenitore di file temporanei che poi dovremo salvare sul nostro pc, che comunque non siano dati sensibili, in questo caso Dropbox risulta essere davvero comodo e conveniente utilizzarlo.
