Al giorno d’oggi sono tantissime le email che si inviano e ricevono sul proprio indirizzo di posta elettronica. Ma il più delle volte quando dobbiamo inviare una mail di lavoro oltre che scrivere correttamente il contenuto del messaggio siamo preoccupati di non ispirare fiducia ai nostri interlocutori perché non disponiamo di una firma.
Firmare un’email infatti rappresenta un segno di riconoscimento digitale che darà tutte le informazioni utili e farà apparire il mittente più autorevole.
Se hai notato che la maggior parte dei tuoi colleghi firma le email e vorresti farlo anche tu ma non sai come fare, ti aiutiamo noi. In questo articolo ti mostreremo tutto quello che ti occorre per firmare un’email ed essere quanto più professionali possibili.
Cosa deve contenere la firma delle email
Prima di firmare un’email è importante conoscere tutti gli elementi principali che dovrà contenere:
- Nome e cognome: il nome e cognome va sempre inserito in calce all’email. Per apparire più professionali evita di utilizzare sigle perché il destinatario deve sapere con esattezza chi sei;
- Professione: dovrai indicare anche la tua professione: fotografo, web master, insegnante e tanto altro.
- Numero di cellulare: il numero di cellulare dovrà essere contenuto nella firma della mail, in questo modo l’interlocutore potrà sempre contattarti in caso di dubbi e perplessità circa il contenuto del messaggio;
- Indirizzo email: in calce alla mail non deve mancare il tuo indirizzo di posta elettronica;
- Link al sito web o contatti social: nel caso in cui che tu disponga di un sito web e una pagina aziendale sui social è buona norma inserirli.
Ovviamente, non dovrai inserire il tuo indirizzo di casa in quanto oltre ad essere un’informazione superflua non è consigliato per questioni di privacy.
Come aggiungere una firma di posta elettronica
Per aggiungere la firma di posta elettronica, oltre a capire gli elementi più importanti da inserire è importante conoscere il provider di posta di cui si dispone: Gmail, Outlook, Aruba e tanti altri. Vediamo nel dettaglio come aggiungere la firma in calce alle mail a seconda del provider di posta scelto.
Aggiungere firma email su Outlook
Per firmare una mail su Outlook da Windows ecco i passaggi da seguire:
- Clicca sulla voce “File” situata nella barra in alto a sinistra;
- Fai tap su “Opzioni” e poi su “Posta”;
- Clicca su “Firma”.
Se invece vuoi firmare dal cellulare devi pigiare sul pulsante in cui compaiono i tre puntini orizzontali, fare tap sulla rotellina e selezionare la voce “Firma” e crea la tua firma personalizzata nell’apposito campo di testo.
Aggiungere firma email su Gmail
Se desideri firmare con Gmail ecco i passaggi da seguire:
- Accedi alla mail inserendo le credenziali di accesso;
- Clicca sulla rotellina in alto a destra
- Selezione la voce “Visualizza” tutte le impostazioni e cerca la voce “Aggiungi la firma personalizzata nel campo di testo “Firma”.
Aggiungere firma su Aruba Mail
Per creare una firma su Aruba ecco i passaggi da seguire:
- Accedi inserendo le tue credenziali;
- Clicca il menu “Impostazioni”;
- Seleziona sulla sinistra il menu “Firma”;
- Cliccare su “Crea Firma”.
Con questi pochi passaggi in men che non si dica hai creato la tua firma su Aruba.
Come firmare con Mozilla Thunderbird
Se invece utilizzi un programma di posta elettronica per gestire le mail come Mozilla Thunderbird la procedura è diversa.
Ecco i passaggi da seguire per firmare:
- Fai clic in alto a destra sui tre puntini orizzontali;
- Clicca su “Opzioni” e poi su “Impostazioni Account”;
Seziona l’account per il quale desideri firmare e qui ti ritroverai diverse opzioni per apporre la firma. Innanzitutto puoi scrivere a mano la nostra firma oppure spuntare la casella “utilizza HTML” per formattare il testo con grassetti, corsivo ecc.
Bene, ora che conosci come firmare una mail non ti resta che seguire i nostri consigli.
