Il termine inglese time management (gestione del tempo) fa riferimento al processo di pianificazione e controllo del tempo in modo efficace e produttivo, diminuendo lo stress e migliorando il bilanciamento tra lavoro e vita privata. Sebbene il tempo sia una risorsa limitata, il Time management può aiutare a ottenere il massimo dalla propria giornata lavorativa.
In passato, diversi esperti di organizzazione e management aziendale hanno ideato dei metodi di pianificazione e analisi del tempo, ma grazie allo sviluppo delle Information and Communication Technologies sono stati sviluppati anche software di monitoraggio e definizione delle priorità e della gestione del tempo.
Tra le diverse tecniche conosciute e applicate ancora oggi vi sono:
- La tecnica del pomodoro;
- Il metodo Eisenhower;
- Il metodo Kanban;
- Il Timeboxing.
Le migliori tecniche per stabilire le priorità
Esistono diversi metodi per stabile le priorità. Di seguito vi presenteremo tre tecniche tra le più utilizzate dai project manager nella pianificazione di progetti:
- Analisi ABC. Si tratta di una delle tecniche più utilizzate nella gestione aziendale. Essa consiste nella classificazione di grandi quantità di dati in gruppi spesso chiamati A, B e C. Le attività vengono classificate secondo questi criteri generali:
- A – Compiti valutati molto urgenti e molto importanti. Sono attività che devono essere svolte immediatamente e che hanno un impatto significativo sul lavoro o sugli obiettivi dell’organizzazione;
- B – Compiti che sono importanti ma non urgenti. Sono attività che non richiedono attenzione immediata, ma che hanno un impatto significativo sul lavoro o sugli obiettivi dell’organizzazione a lungo termine. Le attività di categoria B sono importanti quanto le attività di categoria A, ma possono essere pianificate e programmate in modo più flessibile;
- C – Compiti che non sono né urgenti né importanti. Sono attività che possono essere rimandate o eliminate senza conseguenze significative sul lavoro o sugli obiettivi dell’organizzazione.
- Metodo Eisenhower. Altro metodo molto utilizzato, deve il suo nome al generale e politico statunitense. In questo metodo tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri:
- importante e urgente. In questa categoria rientrano tutte le attività da eseguire al più presto e di persona;
- importante e non urgente.Si fa riferimento alle attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;
- non importante e urgente. Si tratta di attività da dover delegare se possibile;
- non importante e non urgente. In questa categoria troviamo tutte le attività da eliminare.
- Metodo Posec: Il Posec è un modello che prende in considerazione la qualità di vita di una persona media e stabilisce 5 principi o criteri da seguire per garantire il successo e la prosperità economica.
POSEC è un acronimo inglese che sta per:- Prioritization (Priorità) – si identificano le attività più importanti e si stabiliscono le priorità. È importante concentrarsi sulle attività che hanno un impatto maggiore sulla propria vita o sulla propria carriera;
- Organizing (Organizzare) – si organizzano le attività in modo da poterle completare in modo efficiente. Questo può includere la creazione di liste di cose da fare o la pianificazione di un calendario delle attività;
- Streamlining (Flusso) – si cerca di semplificare le attività. Ad esempio, si può automatizzare alcune attività o delegarle ad altri membri del team.;
- Economizing (Economizzare) – si cerca di risparmiare tempo e risorse. Ad esempio, si può cercare di evitare attività che non hanno un impatto significativo sulla propria vita o sulla propria carriera;
- Contributing (Contribuire) – si cerca di contribuire al bene comune o alla comunità. Ad esempio, si può prendere parte a progetti di volontariato o di beneficenza.
Il metodo POSEC è un approccio sistematico e flessibile alla gestione del tempo che può essere adattato alle esigenze e alle preferenze individuali. Tuttavia, è importante ricordare che il metodo POSEC non è una soluzione magica per la gestione del tempo e che richiede una certa disciplina e impegno per ottenere i risultati desiderati.
