Organizzare il flusso di attività in modo efficiente è diventato fondamentale per garantire produttività e collaborazione. Immagina uno spazio di lavoro dove ogni membro del team sa esattamente cosa fare, quando farlo e con chi collaborare, senza perdersi tra e-mail, riunioni infinite o fogli di calcolo confusi. È proprio in questo contesto che si inserisce Asana, una piattaforma ideata per rendere la gestione dei progetti più chiara, connessa ed efficiente. Che si tratti di una startup in crescita, una grande azienda, un’organizzazione no profit o un freelance alla ricerca di ordine nel caos quotidiano, Asana offre una struttura flessibile per coordinare il lavoro, tenere traccia dei progressi e mantenere allineate le persone sugli obiettivi. La piattaforma è disponibile come app desktop e mobile, garantendo continuità d’uso anche fuori ufficio.
Cos’è Asana e a cosa serve
Lanciata nel 2008 Asana è una piattaforma di project management progettato per aiutare team e professionisti a pianificare, monitorare e completare il lavoro in modo più efficiente. Il suo scopo principale, infatti, è fornire un luogo centralizzato dove organizzare tutte le attività di un team, facilitare la collaborazione tra colleghi e monitorare lo stato di avanzamento dei lavori. Attraverso Asana, è possibile ridurre l’uso di e-mail e riunioni, sostituendoli con aggiornamenti in tempo reale, assegnazione chiara delle responsabilità e visibilità completa su ogni progetto in corso.
Uno degli aspetti più apprezzati di Asana è la capacità di adattarsi alle esigenze dei diversi reparti aziendali: che si tratti di marketing, risorse umane, sviluppo software o amministrazione, ogni team può personalizzare l’esperienza d’uso per renderla coerente con i propri flussi di lavoro.
Attraverso strumenti intuitivi, Asana permette di collegare ogni compito agli obiettivi più ampi dell’organizzazione, mantenendo allineati tutti i membri del team su priorità, scadenze e risultati attesi. Ogni attività è inserita all’interno di un sistema strutturato che consente un controllo costante e condiviso, migliorando la comunicazione e riducendo il rischio di errori o dimenticanze.
Un punto di forza della piattaforma è la possibilità di integrare funzionalità avanzate come:
- Campi personalizzati: aggiungono etichette alle attività per ordinarle e filtrarle facilmente.
- Aggiornamenti di stato automatizzati: consentono di generare rapidamente report sullo stato di avanzamento dei progetti.
- Report e dashboard in tempo reale: mostrano l’andamento del lavoro con grafici e dati sempre aggiornati.
- Gestione delle risorse: mostra il carico di lavoro di ciascun membro del team per evitare sovraccarichi e riassegnare le attività in modo efficiente.
- Monitoraggio del tempo: misura il tempo impiegato per completare ogni attività, aiutando a valutare l’efficienza del team, stimare le tempistiche future e migliorare la pianificazione delle risorse.
Asana si configura quindi come uno spazio di lavoro digitale in cui ogni persona sa esattamente cosa fare, quando farlo e con quali risorse, contribuendo in modo coordinato al raggiungimento degli obiettivi comuni.
Quanto costa Asana
Asana offre diversi piani tariffari, pensati per rispondere alle esigenze di utenti individuali, team piccoli e grandi aziende.
- Piano gratuito (Personal): perfetto per team fino a 10 persone. Include la gestione illimitata di attività, progetti e messaggi. Tuttavia, mancano alcune funzionalità avanzate come la cronologia e le automazioni complesse.
- Piano Starter: al costo di 10,99 € al mese per utente, offre strumenti avanzati come la vista cronologica, le dipendenze tra attività, i campi personalizzati e le automazioni di base, ed è perfetto per i team in crescita.
- Piano Advanced: con un costo di 24,99 € al mese per utente, è indicato per le aziende che devono gestire un portfolio di lavoro e obiettivi tra più reparti. Include tutte le funzionalità del piano Starter, più altri strumenti e integrazioni avanzate come Salesforce.
- Piani Enterprise ed Enterprise+: ideali per aziende molto grandi con esigenze di sicurezza, compliance e gestione avanzata degli utenti. Il costo varia in base al numero di utenti e alle funzionalità richieste.
Come usare Asana in azienda
Il funzionamento di Asana è costruito intorno ad alcuni elementi fondamentali: progetti, attività, sotto-attività e sezioni.
- Un progetto rappresenta un contenitore che raccoglie tutte le attività relative a un obiettivo specifico.
- Le attività sono i singoli compiti da svolgere, che possono essere assegnati a uno o più membri del team, corredati da scadenze, priorità, file allegati e commenti.
- Le sotto-attività permettono di suddividere i compiti più complessi in fasi più gestibili.
- Le sezioni servono per organizzare logicamente le attività all’interno di un progetto, ad esempio in base alle fasi di lavorazione.
Asana offre diverse modalità di visualizzazione per adattarsi alle preferenze del team:
- La vista a lista consente una panoramica lineare delle attività.
- La bacheca Kanban permette di spostare le attività tra colonne (come “Da fare”, “In corso”, “Completato”).
- La vista timeline (o cronologia) è utile per visualizzare i progetti come diagrammi di Gantt.
- Il calendario mostra le scadenze in un formato visivo settimanale o mensile.
Un’altra funzionalità chiave di Asana è l’automazione. È possibile creare “regole” che automatizzano determinati passaggi: ad esempio si può assegnare automaticamente una task a una persona quando viene spostata in una determinata sezione, inviare promemoria automatici o cambiare lo stato di un’attività in base a determinate azioni.
Inoltre, la piattaforma si integra con decine di altri strumenti di produttività come Google Workspace, Slack, Zoom, Dropbox, Microsoft Teams, GitHub, Zapier e molti altri, creando un vero e proprio ecosistema centralizzato per la gestione del lavoro.
